Inläggsdatum: 2023-08-14
Nedan artikel är från CIO daterad 2003-05-05 och vill nog påstå att den stämmer väldigt bra än idag 20 år senare.
Undvik klassiska misstag vid konsultupphandlingen. Stirra dig inte blind på konsultens kunskaper. Owe Häggström på Handelsbanken har 20 års erfarenhet inom området. Här ger han dig råd.
Innan du ens börjar fundera på att skaffa en konsult, ta reda på varför och hur företaget bör använda konsulter. Skaffa en konsultpolicy. Annars är risken stor att fel personer gör fel sak. Det kan bli en dyr historia, inte bara i form av onödiga konsulträkningar, det kan också skapa missnöje bland anställda och på så sätt sänka produktiviteten i organisationen.
Det grundläggande rådet kommer från Owe Häggström, ansvarig för Handelsbankens konsultinköp.
– Ibland kanske det inte ens är en konsult du behöver. Åtminstone i större organisationer brukar det finnas egen personal som kan utföra uppgiften, säger han.
Börja leta tidigt. När du väl bestämt dig för att anlita ett konsultföretag, börja leta i god tid. Alltför många väntar med att leta tills de har upptäckt att det inte finns någon internt som kan göra jobbet.
– Många räknar med att det finns någon på företaget som kan arbeta med ett visst projekt. När det visar sig att det inte gör det är ofta väl sent att börja leta efter lämpliga konsulter, säger Owe Häggström.
Det är nämligen inte helt lätt att hitta en bra konsult. För även om det är en förhållandevis enkel match att få tag på en person eller ett företag som har rätt kunskaper, är det desto svårare att hitta någon som passar in i organisationen.
– En person kan lära sig nya saker, men personligheten är som den är. Och den är avgörande för att vederbörande ska fungera i ett visst sammanhang, säger Owe Häggström.
Någon som passar. Vilken personlighetstyp du söker avgörs förstås av projektets karaktär. Du anlitar olika typer av personer till ett projekt som innebär mycket kontakt med ledningen och ett projekt där någon ska sitta och arbeta ensam eller i en liten grupp tämligen isolerat på dataavdelningen.
Faktakunskap är lätt att mäta och känna igen. Social kompetens är betydligt svårare att snabbt få en uppfattning om. För att få reda på om en viss konsult passar in socialt i projektet måste du ställa rätt frågor till konsultens referenser. Vilken typ av projekt har han eller hon arbetat med tidigare? Vilka roller har han eller hon haft?
– Referenser är oerhört viktiga i arbetet med att hitta rätt konsult med avseende på personlighet. Det kan till och med vara bättre att anlita en person som har rätt personliga egenskaper men som brister en aning i tekniska kunskaper. De bristerna kan avhjälpas med utbildning, säger Owe Häggström.
Typ av uppdrag. Vilket konsultbolag du vänder dig till är givetvis också beroende av vilken typ av uppdrag det gäller. Generellt gäller att de stora bolagen framför allt är bra på att leverera resurser, alltså arbetskraft snarare än särskilda kunskaper. Givetvis finns också det senare hos de stora bolagen, men ofta sitter de allra bästa personerna som mentorer åt de yngre på företaget, som är ute hos kunderna, menar Owe Häggström.
Om du är ute efter folk med specialistkunskaper är det istället bättre att gå till bolag som är nischade mot det du behöver. Och om du inte har samma järnkoll på konsultmarknaden som Owe Häggström har finns ytterligare en typ av företag som du kan använda dig av, nätverksföretagen.
– De är specialiserade just på att hitta konsulter med särskilda kunskaper och har ett väl utbyggt nätverk som de utnyttjar. Om du inte köper konsulttjänster så ofta är det en god idé att vända sig till ett nätverksföretag för specialister, säger Owe Häggström.
Detaljerat avtal. När du väl har hittat en lämplig konsult gäller det att avtalet skrivs rätt. I stället för att använda konsultbolagens standardavtal tycker Owe Häggström att du ska skriva ett eget grundavtal som ni alltid utgår ifrån. På så sätt säkerställer du att företaget agerar på ett konsekvent sätt i olika sammanhang.
– Om företaget inte vill upprätta ett eget avtal är det i alla fall en god idé att låta jurister kontrollera vad som står i konsultbolagets standardavtal.
Bland de viktiga punkterna i avtalet, utöver en detaljerad uppdragsbeskrivning, pris och leveransdatum etcetera, är ansvarsförsäkring och reglering av vem som äger resultatet av det arbete som utförs.
– Det är också viktigt att i avtalet ange villkor för något som går att mäta. Vad ska konsulten prestera och under vilken tid?
En annan fråga som ska klargöras är vem som äger eventuella verktyg som konsulten tar med sig in i projektet. Och vem som är ansvarig för eventuella tvister som uppstår på grund av att verktyget inte är lagligen anskaffat.
– Om konsulten till exempel inte har licens på ett verktyg ska avtalet vara utformat så att du som anlitar konsulten skyddas rättsligt.
